Manajemen Lingkup Proyek

on

Apa itu Manajemen Lingkup Proyek (Project Scope Management ?




Scope : Ruang Lingkup, Cakupan, Jangkauan.

Scope atau Lingkup terkait dengan semua pekerjaan dan proses‐proses yang harus  dilakukan untuk mewujudkan suatu produk dalam suatu proyek.

Deliverables yaitu produk yang dihasilkan sebagai bagian dan proyek (PK/PL,dokumen rancangan, catatan pertemuan).

Manajemen lingkup proyek mencakup proses-proses yang harus dilakukan dalam mendefinisikan  dan mengendalikan apakah pekerjaan itu merupakan bagian proyek ataukah tidak.

Project Scope Management terdiri dari beberapa proses sebagai berikut :
1. Perencanaan Lingkup : Mendefiniskan bagaimana lingkup akan didefinisikan, diverifikasi, dan dikendalikan.

2. Definisi Lingkup : Melihat kembali project charter dan pernyataan lingkup awal dan menambahkan lebih banyak informasi sesuai kebutuhan dan perubahan yg telah disetujui.

3. Membuat WBS (Work Breakdown Structure) : Membagi deliverables proyek yang besar menjadi deliverables yang lebih kecil (komponen-komponen yang lebih mudah di kelola).
WBS → Pengelompokkan pekerjaan yang terlibat dalam proyek : berorientasi hasil dan menjelaskan lingkup total proyek. Dokumen dasar manajemen proyek karena menyediakan dasar perencanaan dan manajemen jadwal, biaya dan perubahan proyek.
Contoh WBS Berorientasi Produk
Contoh WBS Berorientasi Fase

WBS dan Gantt Chart
Pendekatan Pengembangan WBS :
- Analogi : review WBS dari proyek serupa & terapkan pada proyek baru.  
- Top-down : mulai dari items terbesar, break them down.
- Bottom-up : mulai dari tasks detail, roll them up.
- Mind-mapping : tuliskan tasks dalam format nonlinier, buat struktur WBS.

Contoh Mind-Map
Kamus WBS dan Baseline Lingkup :
Kamus WBS merupakan dokumen yang menjelaskan secara rinci mengenai setiap item dalam WBS.
Pernyataan lingkup proyek dan WBS yang telah disetujui membentuk apa yang disebut Scope Baseline (basis lingkup) yang digunakan untuk mengukur kinerja untuk mencapai tujuan‐tujuan lingkup proyek.
Project scope statement + WBS + kamus WBS → scope baseline

Prinsip-Prinsip Dasar WBS :
1. Anggota tim proyek harus terlibat dalam pembuatan WBS sehingga menjamin konsistensi pelaksanaanya.
2. Setiap item WBS harus didokumentasikan dalam kamus WBS untuk menjamin pengertian yang akurat tentang lingkup pekerjaan.
3. WBS harus fleksibel terhadap perubahan sekaligus dapat mengelola kontrol kerja proyek berdasarkan pernyataan lingkup. 

4. Verifikasi Lingkup : Formalisasi lingkup proyek yang telah diterima. 
  • Input : Project scope statement, kamus WBS, project scope management plan, dan deliverables.
  • Tools : Inspeksi oleh customer.
5. Pengendalian Lingkup : Merupakan proses yang berkaitan dengan faktor-faktor yang dapat mengakibatkan perubahan ruang lingkup dan bagaimana mengendalikan pengaruh akibat perubahan yang terjadi. 
  • Input : Project Scope Statement, WBS & WBS Dictionary, Project Scope Management Plan, Performance Report, Approved Change Request, Work Performance Information.
  • Output : Project Scope Statement(U), WBS & WBS Dictionary(U), Scope Baseline(U),Requested Change, Recommended Corrective Action, Organizational Process Assets(U), Project Management Plan (U).
Tujuan pengendalian lingkup : 
  • Mengendalikanpengaruh faktor‐faktor yang dapat menyebabkan  perubahan lingkup.
  • Memastikan perubahan‐perubahan yang harus dilakukan, diproses  menurut prosedur yang telah dibuat sebagai bagian dari pengendalian  perubahan terintegrasi. 
  • Mengatur perubahan jika hal tersebut memang harus terjadi.
Menekan Perubahan Lingkup Proyek :
  • Yakinkan bahwa proyek memang dimulai untuk menjawab permasalahan yang ada di organisasi.
  • Sebisa mungkin libatkan user secara optimal.
  • Lakukan rapat-rapat rutin.
  • Sampaikan sesuatu kepada userdan sponsor  secara reguler.
  • Tempatkan userdan developer pada tempat  yang sama.

Comments

Post a Comment